A megfelelő rendezvényszervező kiválasztása: Minden, amit tudnia kell

A vendéglátás és a rendezvények megtervezése együtt járnak. Lássuk, hogyan választasz vendéglátót az eseményedhez.

Ebben a cikkben ...

Kezdeti szempontok, amelyeket fontolóra kell venni a vendéglátás előtt
Hogyan lehet vendéglátót találni és kiválasztani a megfelelőt
Milyen tulajdonságokkal rendelkezik egy jó vendéglátó
Hogyan fogadjunk vendéglátót, és mit kell megbeszélni a rendezvény kapcsán

Készen áll néhány minta megkóstolására? Jó étvágyat!

A Billetto egy jegyértékesítési platform, amely segít megtervezni, népszerűsíteni és lebonyolítani eseményeit. Hozz létre egy oldalt az eseményedhez, és 5 percen belül eladhatod első jegyeidet!
ESEMÉNY LÉTREHOZÁSA >>

Milyen vendéglátás illik az Ön rendezvényéhez?

Mielőtt elvégezné a kutatását, el kell gondolkodnia azon, hogy milyen rendezvényt rendez. Ez segít meghatározni, hogy milyen típusú vendéglátást kell keresni.

Kérdések, amelyeket feltesz magának:

Mennyire hivatalos az eseményed?
Milyen helyszínen tartják?
Milyen az ülések elrendezése?
Hány vendég fog részt venni?
Milyen ételre számíthat?
Vannak-e olyan táplálkozási igények, amelyekkel tisztában kell lennie?

Fontolja meg a svédasztalt.

A vendéglátás három fő típusa:

Recepció szolgáltatás: a legolcsóbb lehetőség, amely általában italokat és ujjlenyomatokat tartalmaz, amelyeket a vendégek beszélgetés közben felállva esznek.
Büfé: a második legolcsóbb lehetőség, ahol a vendégek segíthetnek magukon, és sokféle étel és ital közül választhatnak,
Asztal kiszolgálás: a legdrágább lehetőség, ahol a vendégek asztaloknál ülnek, és vendéglátó személyzet szolgálja ki őket.

Tipp: Olvassa el az egyes vendéglátás típusok előnyeit és hátrányait, hogy jobb képet kapjon arról, hogy mi felel meg legjobban az Ön rendezvényének.

Hogyan lehet vendéglátót találni

Rendezvényeket szervező vállalatok széles skálája kínálkozik. Vessünk egy pillantást néhány kulcsfontosságú dologra, amelyet a vendéglátás és rendezvényszervezés során figyelembe kell venni, hogy szűkítsük a keresést.

1. A méret

A vendéglátó társaságnak képesnek kell lennie arra, hogy kiszolgálja a vendégek számát, akik részt vesznek az Ön rendezvényén. A vendéglátó társaság méretének meg kell egyeznie az esemény méretével.

2. A helyszín

Érdemes megfontolni az esemény helyszínét is. Egy helyi vendéglátós ismerheti a helyszínt. Ezenkívül a hosszú utazási idők miatti késések kevésbé valószínűek.

3. A költségvetés

A vendéglátó-ipari szolgáltatás keresését a rendezvény költségkerete is korlátozza. Próbáljon olyan vendéglátót találni, amely kedvező ár-érték arányt kínál.

4. A helyszín korlátozása

Sok helyszínen megtalálható azoknak a vendéglátóknak a listája, amelyekkel szívesebben dolgoznak. A vendéglátó kiválasztása ebből a listából nemcsak a félreértések kockázatát csökkenti. Lehet, hogy kedvezményt is kap.

Tipp: Használjon vendéglátóipari könyvtárat, hogy egyetlen vendéglátással több vendéglátóhely ajánlatát találja meg.

Hogyan válasszuk ki a megfelelő vendéglátót

Befejezte a kezdeti kutatást. Itt az ideje, hogy kiválaszd a rendezvényedhez megfelelő vendéglátót. Vessünk egy pillantást azokra a jellemzőkre, amelyek egy jó vendéglátónak segítenek a helyes választásban.

1. Kommunikáció

A jó vendéglátós könnyen felvehető és gyorsan válaszolhat a hívásokra és e-mailekre. Ha az elején problémák adódnak a kommunikációval, ez a későbbi közös munkát is megnehezíti.

Tipp: Olvassa el a vendéglátó szakzsargont a félreértések elkerülése érdekében.

2. Szervezet

A kommunikációs készségek mellett a vendéglátóját is szerveznie kell. Időben megkapta az ajánlatát? Ha nem, az rossz jel lehet.

3. Tapasztalat és specializáció

Sok vendéglátó szakosodott egy bizonyos típusú rendezvényre, csakúgy, mint a legtöbb rendezvénytervező. Győződjön meg arról, hogy vendéglátója ismeri-e az esemény jellegét.

Keressen egy vendéglátót, akinek megfelelő tapasztalata van az esemény típusához.

4. Ügyfélszolgálat

Az Ön igényeinek és vevői elvárásoknak kell a vendéglátó számára kiemelt prioritást élveznie. Jegyezze fel, hogy egy vendéglátó megfelel-e az Ön egyedi igényeinek.

5. Rugalmasság

Ellenőriznie kell, hogy a vendéglátó mennyire rugalmas az étlapról, és hogyan szolgálják fel az ételeket. Tudja meg, hogy képes-e ajánlatát speciális táplálkozási igényekhez igazítani, például ételallergiákhoz és gluténmentes ételekhez.

Tipp: Nézze meg a különféle táplálkozási követelmények listáját és azok leírását.

6. Vásárlói vélemények

Az online vélemények és a személyes ajánlások sokat jelentenek, ha egy vendéglátó szakértelméről van szó. Mielőtt felvesz valakit, végezze el a megfelelő gondosságot és kutasson a vendéglátóhelyen.

Tipp: Használjon egy olyan weboldalt, mint a Trustpilot, hogy vendéglátó-ipari társaságot keressen és olvassa el a róla szóló véleményeket.

Hogyan lehet vendéglátót bérelni

Ekkor már néhány vendéglátót kellett volna kiválasztania. Még mindig van néhány további módja annak, hogy megtalálja a megfelelő vendéglátót, és néhány dolgot, amelyet szem előtt kell tartania, amikor felveszi őket.

1. Fotók múltbeli eseményekről

Egy fotó sokat elárulhat arról, hogy mit várhat el az ételektől ... hacsak nem a McDonald's-nál jár. Tegyük fel például, hogy nem a Big Mac gépeket szolgálja - célszerű megnézni a múltbeli események képeit.

2. Tanúsítványok

Mielőtt felveszi, győződjön meg arról, hogy a vendéglátónak van-e igazolása. Ezeknek összhangban kell lenniük az Egyesült Királyság élelmiszer-előírásaival és az eseménybiztosítási szerződésben felvázolt követelményekkel.

3. Hozzávalók

Érdemes ellenőrizni azt is, hogy a vendéglátó honnan szerzi az ételéhez szükséges alapanyagokat. Ön regionális? Organikus vagy? Tisztességesen kereskedtek velük?

4. Előkészítés

Beszéljen vendéglátójával arról, hogyan készül az étel. Egyes ételek olcsóbbak, ha nem a helyszínen készítik el őket; másokat fel kell készíteni a helyszínen.

Gondoljon arra, hol készítse el az ételt.

5. Kóstolók

Láttad a képeket, de mi van a valódi ízzel? Egy jó vendéglátó felajánlja Önnek a kóstolókat, így mielőtt felveszi őket, megállapíthatja, hogy ételeik megfelelnek-e az elvárásoknak.

Tipp: Itt többet megtudhat arról, hogy mi várható a vendéglátóipari kóstolótól, hogy felkészülhessen.

6. Bútorok és edények

Nem minden helyszínen lesz bútor és edény. Néhány vendéglátó-ipari vállalat azonban ezt beszámítja az árába. Ezután derítse ki, hogy ez-e az Ön számára!

Tipp: Ha sem a helyszín, sem a vendéglátó nem kínál ételeket, forduljon külön szállítóhoz.

7. Rendelkezésre álló személyzet

Tudja meg, hogy a vendéglátóipari vállalat rendelkezik-e elegendő személyzettel az Ön rendezvényére. Két asztalhoz általában pincérre van szükség. (Kevesebb, ha van büfé.)

Ügyeljen arra, hogy elegendő személyzet álljon rendelkezésre a helyszínen.

Tipp: Ez a cikk egy táblázatot tartalmaz, amely ideális személyzet-vendég arányt kínál a legtöbb rendezvénytípushoz.

8. A szerződés részletei

Győződjön meg róla, hogy minden részlet tisztázott, amikor a vendéglátójával tárgyal a szerződésről. Minden szállítási tétel fel van tüntetve? Áfát tartalmaz? Várják a személyzet a borravalót? Te is olvastad az apró betűt?

Tipp: Olvasson el néhány példát az étkeztetési szerződésekről, hogy tudja, mire kell figyelnie.

9. Lemondási politika

Még akkor is, ha nem számít arra, hogy eseményét lemondják, jó, ha felkészülünk a legrosszabb esetre. Ismerje meg vendéglátójának lemondási szabályait - minden esetre.

Érezd jól magad!

Nem kéne válogatósnak lenni. A megfelelő vendéglátó-ipari vállalat kiválasztásakor viszont válogatósnak kell lennie. Végül az esemény nem rólad szól. A vendégek tapasztalatairól szól.

Tehát érdemes előre elvégezni a kutatást, ha a jövőben rendezvények szervezését tervezi. Vendéglátó-ipari társaság felvétele erre a rendezvényre hosszú távú üzleti kapcsolat kezdete lehet.

Most sokkal jobb képet kellene kapnia arról, hogyan választasz és fogadsz vendéglátót egy eseményre.